Referentie: Concert- en congresgebouw 'de Doelen'

Concert- en congresgebouw de Doelen in Rotterdam biedt in Nederland unieke faciliteiten voor de culturele én de zakelijke markt. Het hele jaar door zijn er mogelijkheden te over concerten bij te wonen van uiteenlopende aard. Bovendien is de Doelen de thuisbasis van het Rotterdams Philharmonisch Orkest. Daarnaast is the sky the limit voor de Nederlandse zakenwereld voor de organisatie van congressen en bijeenkomsten. Niet alleen voor, ook achter de schermen speelt zich heel wat af om optimale service te bieden aan beide doelgroepen. Het vraagt enorme flexibiliteit, grote inzet en voortdurende beschikbaarheid van facilitaire dienstverleners. Gom heeft daarin een belangrijk aandeel.

Afwijkende structuur
"Omdat de Doelen een evenementenorganisatie is, heeft de facilitaire dienstverlening een andere structuur dan bij de meeste bedrijven of instellingen," vertellen Hans Schuurman en Edwin Steketee, beiden verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de afdeling Facilitaire dienst van de Doelen. "In onze portefeuille zijn gebouwenonderhoud en technische zaken niet begrepen, onderdelen die je normaliter wel bij een afdeling Facilitaire dienst zult tegenkomen. We zijn geheel gefocust op het zo optimaal mogelijk laten verlopen van de evenementen, die op alle dagen van de week plaatsvinden in meerdere zalen en waarbij gelijktijdigheid van diverse evenementen meer regel dan uitzondering is. Sinds 1 januari 2003 maken we gezamenlijk beleid op dit terrein en hebben overleg over een aantal zaken. Daarbij hanteren we een strikte taakverdeling en dat werkt prima."  

Schuurman is verantwoordelijk voor beveiliging, schoonmaak en zaalzetting, terwijl Steketee de gastvrouwen en podiumbegeleiding onder zich heeft.  

Brede dienstverlening
"Ons beleid is gericht op de wensen van onze klanten," vertelt Steketee. "Wensen die steeds verder gaan. Dat stimuleert ons weer tot uitgebreidere dienstverlening. Zo bieden we onze culturele bezoekers sinds de start van het seizoen 2003-2004 een nieuwe service, te weten 'koffie en thee inbegrepen' tijdens inloop en pauzes. Dit voorjaar starten we met het aanbieden van diners in eigen huis, verzorgd door onze eigen chefkoks, voorafgaand aan de voorstellingen. Logistiek en praktisch is het een fikse klus om dat in goede banen te leiden. Maar dat is onze uitdaging."  

"Ook voor de zakelijke markt gaan onze mogelijkheden steeds verder," meldt Schuurman. "We leveren duidelijk maatwerk en voldoen voor wat betreft congressen en bijeenkomsten aan de specifieke wensen van de opdrachtgevers, die tot profit- en non profit-organisaties behoren. Voor ons is hierin the sky the limit. We kunnen alles aan en dat gaat vaak erg ver."  

Continu activiteiten
"Om deze dienstverlening waar te maken, moeten zeven dagen in de week, soms dag en nacht, mensen beschikbaar zijn," vertelt Schuurman verder. "Mensen die begrijpen wat dienstverlening betekent, waarop je altijd een beroep kunt doen, die gewoon zorgen dat het in orde komt. Voor wat betreft schoonmaak en zaalzetting zijn dat hier de mensen van Gom. Gezien onze bijzondere en continue activiteiten is hier geen sprake van een standaardsituatie. Toch verstaan we elkaar uitstekend, denken we met elkaar mee en spelen we prima op situaties in. Natuurlijk hangt het resultaat voor een groot deel af van de ploeg die hier voor Gom aan het werk is, zeker omdat daarin continuïteit bestaat. Want het merendeel werkt hier meer dan twaalf jaar. Het ziekteverzuim is eigenlijk nihil. Het is gewoon een geweldige club mensen die zich bijna beschouwen als medewerkers van de Doelen. Een ploeg medewerkers waarvan de samenstelling bestaat uit vrouwen en mannen. De vrouwen zijn in het schoonmaakonderhoud in wisselende uren werkzaam en de mannen bieden ondersteuning bij opbouw van congressen, zaalzetting en andere werkzaamheden. Flexibele mensen, die op de raarste tijden op te roepen zijn. Want bij evenementenorganisatie kan het de ene week erg druk zijn en hebben we ze nodig van 's ochtends vroeg tot in de nacht, en een andere week is het weer eens wat rustiger. Ze spelen in op wijzigingen in programma's of wensen van de klant. We kunnen altijd op ze rekenen," aldus Schuurman, "en hebben helemaal niets aan te merken. Gom heeft het hier uitstekend voor elkaar."  

Vertrouwen in het team
Objectleider van die gemotiveerde Gom-medewerkers is Mohammed Arshad Jatala, die dagelijks bij de Doelen aanwezig is. Hij is voor alle betrokkenen het eerste aanspreekpunt, verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van de activiteiten van Gom ter plaatse en regelt en coördineert alles.  

"Al ruim twintig jaar heb ik deze functie," vertelt hij enthousiast. "Het is vaak kortetermijnwerk. We weten daarom met stress om te gaan. Maar ik kan helemaal vertrouwen op mijn team. Dankzij hen komt het altijd voor elkaar."